グーグルドライブの使い方を徹底解説／基本操作から便利な機能まで | お役立ちコラム

グーグルドライブは、Googleが提供しているオンラインストレージサービスのこと。
無料で利用でき、さまざまなデータをインターネット上に保存できる便利なツールです。
この記事では、そんなグーグルドライブの使い方を徹底解説！
グーグルドライブの使い方を習得し、勉強・仕事・趣味などにお役立てください。

※この記事の情報は、2022年9月時点のものとなります
※機種・バージョンによっては内容が異なることがあります

※目次のタイトルをクリックすると、読みたい記事まで飛ぶことができます。

■データを保存できる
■さまざまなデバイスからアクセスできる
■データを共有できる
■データの作成・編集ができる
このように、グーグルドライブにはさまざまな便利な機能があります。
以下で詳しく見ていきましょう。

グーグルドライブを利用すると、インターネット上にデータを保存しておくことが可能。
文書・写真・音楽・動画など、あらゆるデータを保存することができます。

グーグルドライブでできるのは、データの保存だけではありません。
■Googleドキュメント⇒Wordのような機能
■Googleスプレッドシート⇒Excelのような機能
■Googleスライド⇒Powerpointのような機能
このように、グーグルドライブにはさまざまな機能を持つアプリが搭載。
これらのアプリを使って、データの作成や編集も行うことができます。
さらに、これらのアプリを使用すれば、オフラインでのデータ作成や編集も可能。
Wi-Fiを接続しなくても、あらゆる環境下で作業を行うことができます。

PCやスマホに保存したデータは、基本的にそのPCやスマホでしか見ることができません。
しかしグーグルドライブに保存しておいたデータは、他のPCやタブレットからもアクセスすることが可能。
いつでも・どのデバイスからでも、データの閲覧や編集ができるため、わざわざファイルを送信する必要はありません。

グーグルドライブを使うと、データを簡単に共有することができます。
・特定の人と、アカウントを共有する
・共有リンクを作成し、特定の人と共有する
・インターネット上にデータを公開し、誰でも見られるようにする
このように、使い方は自分次第。
グーグルドライブを使えば、一人ひとりにデータを送信する・・・といったような手間はいっさい不要なのです。

では、実際にグーグルドライブを使ってみましょう。
グーグルドライブはブラウザからもアクセスできますが、ここではアプリの使い方についてご紹介します。
以下の手順で、グーグルドライブアプリをインストールしてみてください。

▼App Store
▼Googleドライブアプリをインストール
▼「ドライブ」アイコンをタップし、アプリを起動
▼ログイン
▼Googleアカウントをタップ
※Googleアカウントを持っていない場合は、「アカウントを作成」をタップして作成しましょう

Androidスマホの場合は、グーグルドライブが最初からインストールされています。
「ドライブ」という名前のアプリを開いてみましょう。

ここからは、グーグルドライブの基本的な使い方について解説。
グーグルドライブアプリを開き、記事を見ながら実行してみましょう。

前述の通り、グーグルドライブではさまざまな形式のデータを作成することができます。
■Googleドキュメント⇒文章形式
■Googleスプレッドシート⇒表計算シート
■Googleスライド⇒PowerPointのようなスライド形式
どの形式でも良いので、まずはファイルをひとつ選んで作成してみましょう。
手順は以下の通りです。

これで、ファイルが作成されました。
作成したファイルはグーグルドライブに保存され、いつでも編集や共有が可能です。
なお、作成したデータは自動的に保存されます。

ファイルが作成できたら、次はファイルを整理するためのフォルダを作成してみましょう。
手順は以下の通りです。

グーグルドライブには、写真や音楽などのデータも保存することができます。
ファイルをアップロードしておけば、第三者と共有したり、インターネット上で公開したりできるので、以下の手順で試してみましょう。

※iPhoneの場合、写真と動画以外のファイルをアップロードするときは「ブラウズ」をタップします

「特定の人にファイルを渡したい」
「インターネット上にファイルを公開して、みんなに見せたい」
そんなときは、ファイル・フォルダの共有設定を行います。
共有設定には2つのパターンがあるので、目的に応じて設定してみましょう。

①アカウントを指定して共有するパターン
こちらは、アカウントを指定し、閲覧許可設定を行う方法となります。
「特定の人にだけ共有したい」
「知らない人には見せたくない」
そんなときは、こちらのパターンを実行しましょう。

 

②共有リンクを作成するパターン
共有リンクを作成すれば、リンクを知っている人なら誰でもファイルの閲覧やダウンロードをすることができます。
「より多くの人に共有したい」
「不特定多数の人にも見てもらいたい」
そんなときは、こちらのパターンを実行しましょう。

グーグルドライブに保存しているデータを、反対にスマホへダウンロードすることもできます。
手順は以下の通りです。

iPhoneの場合
iPhoneの場合は、ダウンロードしたいファイルが「画像・動画」か「それ以外」かによって手順が異なります。

Androidの場合
Androidの場合は、どの種類のファイルであっても同じ手順でダウンロードすることができます。

グーグルドライブの基本的な使い方を習得できたら、次は便利な使い方について学んでいきましょう。

ファイルを大勢で共有したいときは、そのファイルをWEBページとして公開する方法がおすすめです。

グーグルドライブのスキャン機能を使えば、スマホで撮影した画像をPDFに変換することができます。
ただし、スキャン機能が使用できるのはAndroidスマホのみ。
iPhoneではできないのでご注意ください。
手順は以下の通りです。

よく閲覧するファイルには、「スター」をつけておくのがおすすめ。
スターをつけておけば、たくさんのファイルに埋もれてしまっても、すぐに検索することができます。

他にも・・・
■アプリ上部にある検索窓に文字を入力し、ファイルを単語検索できる
■検索窓をタップし、形式ごとにファイル検索できる
など、さまざまな方法でファイルを検索することが可能です。

フォルダの内容などに応じて色を変更しておくと、検索や整理の際に便利です。
以下の手順で実行してみましょう。

グーグルドライブで作成したデータは、オフラインでも編集することができます。

なお、オフライン時に作成や編集を行ったデータについては、そのとき使用しているデバイスにいったん保存されます。
作成・編集した部分が自動的にドライブに保存されるのは、次回のオンライン時となるのでご注意ください。

グーグルドライブを利用する上で、「セキュリティ面が少し心配」という方もいらっしゃるかもしれません。
そんな方におすすめなのが、Googleアカウントの2段階認証をオンにすること。
セキュリティの設定方法は、Googleアカウントの管理画面から設定できます。
セキュリティを強化し、安心してサービスを利用しましょう。
手順は以下の通りです。

グーグルドライブは、PCと同期することができます。
同期する方法は、PCに「バックアップと同期」ファイルをインストールするだけ。
データの全体を同期させることはもちろん、一部のデータのみを指定して同期することも可能です。
どのデバイスでも、常にデータを最新の状態に保つことができるので、ぜひ実行してみてください。

「上記の方法を試してみても、グーグルドライブが使えない」
「使い方は合っているはずなのに、うまくいかない」
そんなときに考えられる原因と、その対処法についてご紹介します。

グーグルドライブが無料で利用できるのは、15GBまで。
そしてこの15GBの容量は、GmailやGoogleフォトとも共有しています。
そのため、グーグルドライブのデータが少なくても、GmailやGoogleフォトが占める容量が大きいと「空き容量がない」という事態に。
その場合は不要なデータを削除するか、Googleドライブの容量を追加購入しましょう。

iOSやOSのバージョンが古いことが原因で、グーグルドライブの動作に不具合が生じている可能性があります。
スマホのソフトウェアを最新のバージョンにアップデートし、グーグルドライブが正しく利用できるかどうかをチェックしてみましょう。

グーグルドライブからデータをダウンロードできない場合は、スマホ側のストレージ容量が不足しているのかもしれません。
まずはストレージ容量に空きがあるかどうかをチェックしてみましょう。

ストレージの空き容量が不足しているときは、不要なデータを削除・整理しましょう。

◆関連記事
iPhoneの使用容量を減らす方法。ストレージ不足を解消するには
Androidスマホのストレージ容量を増やす方法について解説

単にインターネットの接続状況が悪いだけかもしれません。
接続状況を確認してから、再度トライしてみましょう。

第三者のアカウントのグーグルドライブからデータをダウンロードできない場合は、権限がない可能性があります。
その場合はこちらでできることはないため、権限者に共有設定を変更してもらうようにしてください。

データの容量が大きいと、正しくアップロードすることができません。
以下を参照し、データ容量が大きい場合は、分割か圧縮するようにしてみてください。

Googleドキュメント
■​半角102万文字まで
⇒テキストドキュメントをGoogleドキュメント形式に変換した場合は 50MB まで可能です

スプレッドシート
■ 1,000万セルまたは 1万8,278 列（列ZZZ）まで
⇒​Googleスプレッドシートで作成したスプレッドシートの場合
⇒Googleスプレッドシート形式に変換したスプレッドシートの場合

■1,000万セルまたは1万8,278 列まで
⇒Excel からインポートしたスプレッドシートの場合
※上限は ExcelとCSVのインポートで同一です
※ExcelからGoogleスプレッドシートに変換すると、5万文字を超える文字が入力されているセルはスプレッドシートから削除されます

プレゼンテーション
■100MBまで
⇒​Google スライド形式に変換したプレゼンテーションの場合

新しいGoogle サイト
■1,500万（半角）
⇒1ページあたりの文字数の上限
■4,000万（半角）
⇒1サイトあたりの文字数の上限
■1万
⇒1サイトあたりのページ数の上限
■1万5,000
⇒1サイトあたりの画像数の上限

その他すべてのファイル​
■5TB まで

データの形式が対応していないことが原因で、正しくアップロードできないケースもあります。
グーグルドライブはほとんどの形式のファイルに対応していますが、プレビューできる形式は以下の通りです。

一般的なファイル
■アーカイブファイル（ZIP、RAR、tar、gzip）
■オーディオ形式（MP3、MPEG、WAV、ogg、opus）
■画像ファイル（JPEG、PNG、GIF、BMP、TIFF、SVG）
■マークアップ、コード（CSS、HTML、PHP、C、CPP、H、HPP、JS、java、py）
■テキスト ファイル（TXT）
■動画ファイル（WebM、MPEG4、3GPP、MOV、AVI、MPEGPS、WMV、FLV、ogg）

Adobe ファイル
■Autodesk AutoCad（DXF）
■Illustrator（AI）
■Photoshop（PSD）
■Portable Document Format（PDF）
■PostScript（EPS、PS）
■Scalable Vector Graphics（SVG）
■Tagged Image File Format（TIFF
■TrueType（TTF）

Microsoft ファイル
■Excel（XLS、XLSX）
■PowerPoint（PPT、PPTX）
■Word（DOC、DOCX）
■XML Paper Specification（XPS）
■パスワードで保護された Microsoft Office ファイル

Apple ファイル
■エディタ ファイル（key、numbers）

この記事では、仕事や趣味に便利な「グーグルドライブの使い方」をご紹介しました。
ご紹介した内容が、快適で楽しいスマホライフのお役に立てば幸いです。

「記事の通りに試してみても、うまくいかない」
「何だかスマホの動作がおかしい」
そんなときは、スマホに何らかの故障がある可能性もあります。
おかしいな？と思ったら放置せず、ぜひ一度スマホ修理王へご相談ください。

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